ყუთები დოკუმენტებისა და საბუთების შესანახად

2024 ავტორი: Sierra Becker | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2024-02-26 05:44

დოკუმენტებში შეკვეთა მნიშვნელოვანია სამუშაოს ოპტიმალური და სწრაფი შედეგისთვის. ეს საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო ნაშრომები, ასევე დაიცვათ ისინი გარე ფაქტორების გავლენისგან. დოკუმენტების სისტემატიზაციისა და უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად, თქვენ უნდა იცოდეთ როგორ დაარქივოთ ისინი სწორად და რა საშუალებებია საჭირო ამისთვის.

დოკუმენტის დაარქივება

ადამიანის ცხოვრების ნებისმიერ სფეროს დაბადებიდან ბოლო დღემდე თან ახლავს საბუთები. მათ შეიძლება ჰქონდეთ განსხვავებული მნიშვნელობა, ღირებულება, შენახვის ხანგრძლივობა. მაგრამ ის ფაქტი, რომ მათი უმეტესობა გარკვეული დროის განმავლობაში უნდა იყოს სათანადო მდგომარეობაში, ფაქტია. საბუთების ხანგრძლივი შენახვის უზრუნველსაყოფად გამოიყენეთ ყუთები დოკუმენტების შესანახად. დღეს მათი ყიდვა ან ხელით დამზადება თავისუფლად არის შესაძლებელი.

ქაღალდის შენახვის შესაბამისობა

ყოველთვის არის საჭირო ორიგინალებისა და ასლების შენახვა.

• პატარა, საშუალო დამსხვილ საწარმოებში, სახელმწიფო უწყებებში, დაარქივება კანონიერი მოთხოვნაა.
• ოფისში, განსაკუთრებით HR, ბუღალტრულ, სავაჭრო კომპანიებში, ეს საშუალებას გაძლევთ ოპტიმიზაცია გაუწიოთ სამუშაო პროცესს, განტვირთოთ სამუშაო ადგილი და უზრუნველყოთ ფუნქციების უწყვეტობა როგორც ახალი, ისე არსებული თანამშრომლებისთვის.
• სახლში, ეს უზრუნველყოფს წესრიგს და საჭირო საბუთების საჭირო დროს პოვნის შესაძლებლობას, მათ შორის საგანგებო სიტუაციებში.

საარქივო აქსესუარები

დოკუმენტის შესანახი ყუთები ყველაზე ხშირად გამოიყენება ქაღალდის შესანახად. დღეს მათთვის ბლანკები უფასო იყიდება. როგორც წესი, ისინი გათვალისწინებულია A4 ფურცლებზე. მაგრამ არის სხვა ზომებიც. ზოგიერთი მწარმოებელი მომხმარებელს სთავაზობს სპეციალურ ქაღალდის ყუთებს, რომლებშიც შესაძლებელია ქაღალდის რამდენიმე ყუთის შენახვა. ისინი იყიდება დაულაგებლად და მარტივი ინსტრუქცია ნებისმიერ მყიდველს უადვილებს მათ აწყობას. ასეთი ყუთების გამოყენება საშუალებას გაძლევთ მოიცილოთ არასაჭირო ბიზნეს საბუთები და საჭიროების შემთხვევაში სწრაფად იპოვოთ სწორი დოკუმენტი. სწორად შერჩეული ყუთის ფორმატი საშუალებას გაძლევთ ოპტიმალურად მოაგვაროთ სივრცის საკითხი და დაზოგოთ ღირებული მასალები დიდი ხნის განმავლობაში. და ორიგინალებისა და ასლების მკაფიო სტრუქტურირება ზოგჯერ ზრდის თანამშრომლების მიერ ამოცანების შესრულების სიჩქარეს.

საბუთების შენახვა ოფისში

მუყაოს ყუთები საუკეთესო არჩევანია სამუშაო ადგილის ელემენტებისაგან ქაღალდის დასაცავად.დოკუმენტის შენახვა. მათი გამოსაყენებლად აუცილებელია მასალების დარიგება ჯგუფებად საგნების მიხედვით და შეგროვება ან ნაყარად, ან ცალკეულ ფაილებში, ან საქაღალდეებში, საქაღალდეებში ან მათ სხვა ტიპებში. შემდეგ კი აიღეთ ყუთები საჭირო ზომების შესაბამისად. ისინი იაფია, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ შეიძინოთ თქვენთვის სასურველი რაოდენობა. ყუთები ხასიათდება სივრცით, გამძლეობით და გარემოსდაცვითი კეთილგანწყობით. ხელის ჭრილები აადვილებს აყვანას და ტარებას, ხოლო სახურავი (დაკიდებული ან მოსახსნელი) იცავს მტვერს. გარედან მუყაოზე შეგიძლიათ ხელი მოაწეროთ დოკუმენტების ტიპს. როგორც წესი, საოფისე შესანახი ყუთები იყიდება დაუმონტაჟებლად დაბეჭდილი გრაფიკული ინსტრუქციებით, ამიტომ მათი ადვილად აწყობა და დაშლა და საჭიროების შემთხვევაში დამალვა იზოლირებულ ადგილას.

საბუთების მიწოდება გრძელვადიანი დაზოგვისთვის

არც ერთი სამთავრობო სააგენტო ან კერძო საწარმო, რომელიც აწარმოებს სერიოზულ ბიზნესს, არ შეუძლია დოკუმენტების არქივის გარეშე. ადმინისტრაციულ, საგადასახადო, საკადრო, სააღრიცხვო და სხვა დოკუმენტაციას აქვს განსხვავებული შენახვის ვადა, რომელიც რეგულირდება №578 ნუსხით. ეს არის სავალდებულო პროცედურა, რომელიც ხშირად ითვალისწინებს საკმაოდ ხანგრძლივ დაზოგვის პერიოდს (75 წლამდე). ამ შემთხვევაში, ყველა ქაღალდი დალაგებულია, იდება ყუთებში და გადაეცემა ამ მიზნებისთვის განკუთვნილ შენობაში. ამ შემთხვევაში ყუთებისთვის არის სპეციალური მოთხოვნები: ისინი უნდა იყოს დამზადებული გამძლე მუყაოსგან (იდეალურად, თუ ისინი აკმაყოფილებენ GOST-ის მოთხოვნას, მაშინ მათაც აქვთმითითებული საგარანტიო პერიოდის მსგავსი). ამ შემთხვევაში, უმჯობესია გამოიყენოთ საარქივო ყუთები დოკუმენტების და მუყაოს ყუთების შესანახად. ეს უკანასკნელი არის კონტეინერი ქაღალდების რამდენიმე კონტეინერისთვის. მათ აქვთ სიმები, რადგან ისინი განკუთვნილია გრძელვადიანი შენახვისთვის.

მოხერხებულობისთვის, თქვენ ასევე შეგიძლიათ აიღოთ ყუთები მასალების ვერტიკალური და ჰორიზონტალური შესანახად. გასათვალისწინებელია ისიც, რომ არსებობენ კერძო საწარმოები, რომლებიც მზად არიან დაამზადონ კონტეინერები ქაღალდებისთვის დამკვეთის მიერ მოცემული ზომების მიხედვით.

მთავარი არქივი

ყველა ზრდასრული უნდა ზრუნავდეს იმაზე, რომ მნიშვნელოვანი ქაღალდები შეინახოს საკუთარი სახლის კედლებში. ბოლოს და ბოლოს, ძალიან ხშირად უნდა წარმოადგინოთ თქვენი ვინაობის დამადასტურებელი დოკუმენტები, განათლება, ქონების ფლობა და ა.შ. იმისათვის, რომ თავიდან აიცილოთ ზედმეტი ფინანსური ხარჯები და შეძლოთ თქვენი უფლებების განხორციელება, უნდა შეინახოთ საყოფაცხოვრებო ტექნიკის საგარანტიო ბარათები, მისი სახელმძღვანელოები. ოპერაცია, შესყიდვის ქვითრები. სასწრაფოდ შეიძლება საჭირო გახდეს დოკუმენტები: უეცარი გამგზავრების, ხანძრის, სტიქიური უბედურების, მოსახლეობის ევაკუაციის შემთხვევაში…

ფასიანი ქაღალდების ორიგინალები და ასლები უნდა იყოს ერთ ადგილას, დამალული ცნობისმოყვარე თვალებისგან, დახარისხებული და დაცული გარე ფაქტორებისგან. კარგია, თუ ამ მიზნით მოამზადეთ სახლში დოკუმენტების შესანახი ყუთი. მისი შეძენა, დამზადება შესაძლებელია მაღაზიაში მუყაოს ბლანკის შეძენით მცირე ფასად, ან შეგიძლიათ მოარგოთ ნებისმიერი არასაჭირო ყუთი. თუ არ არის დაარქივებულიორიგინალები, მათი მტკივნეული ძებნა უზრუნველყოფილი იქნება, ხოლო დაკარგვის შემთხვევაში აღდგენას დიდი დრო, ფინანსები და რაც მთავარია ნერვები დასჭირდება.

სახლის ღირებულებების ორგანიზაცია

იმისათვის, რომ შეიძინოთ ქაღალდების და დოკუმენტების შესანახი ყუთები ან თავად გააკეთოთ ისინი, თქვენ უნდა დაშალოთ ყველა მასალა და დაალაგოთ ჯგუფებად, მაგალითად:

• პირადი დოკუმენტები;
• ქაღალდები, რომლებიც აჩვენებს მფლობელობას;
• სესხის ხელშეკრულებები, გადახდები ტრანზაქციებზე;
• ნაშრომები ოჯახის წევრების ჯანმრთელობის მდგომარეობის შესახებ, გავლილი გამოკვლევები, ექიმების მოსაზრებები;
• საქონლის გადახდის დამადასტურებელი მასალები, საგარანტიო ბარათები და ა.შ.

აუცილებელია ფასიანი ქაღალდების მოქმედების პერიოდის გათვალისწინება, რადგან ზოგიერთი მათგანი შესაძლოა არ იყოს აქტუალური ანალიზის დროს.

რჩევები მასალის განაწილებისთვის

ორიგინალები და ასლები შეიძლება განსხვავდებოდეს ზომით, ამიტომ შესატანი ყუთები ასევე შეიძლება დამზადდეს შესატყვისად. ამ შემთხვევაში ორიგინალების დალაგება შესაძლებელია:

• მნიშვნელობის მიხედვით;
• ზომის მიხედვით;
• რელევანტურობის პერიოდის მიხედვით;
• ტიპის მიხედვით (სამსახური, სახლი…);
• მოვლენებზე.

ასეთი სისტემატიზაცია დაზოგავს დროს სწორი ნაშრომების ძიებაში და დაიცავს მათ ბავშვებისგან, უცხო ადამიანებისგან და გარე ფაქტორებისგან.

წვრილმანი შესანახი ყუთები

მთავარი განსხვავება საოჯახო და საოფისე მასალებს შორის არის მათი ზომა: სამსახურშიეს ჩვეულებრივ არის A4, ხოლო სახლში ქაღალდი ძალიან განსხვავებულია. აქედან გამომდინარე, შეგიძლიათ გააკეთოთ ყუთები დოკუმენტების შესანახად საკუთარი ხელით. არსებობს რამდენიმე ვარიანტი:

1. შეგიძლიათ შეიძინოთ ბლანკი სუპერმარკეტის ნებისმიერ საყოფაცხოვრებო განყოფილებაში და, ინსტრუქციის მიხედვით, ააწყოთ იგი.
2. თუ გჭირდებათ პატარა ზომის ყუთი, მაშინ უნდა აიღოთ ნახატები, გადმოწეროთ, გადაიტანოთ მუყაოზე და დააწებოთ. თუ მითითებული ზომები არ შეესაბამება მომხმარებელს, შეგიძლიათ ნახატი გადაიტანოთ ქაღალდზე, ხოლო სამუშაო ნაწილის ზომები რამდენჯერმე შეამციროთ.
3. უმარტივესი ვარიანტია აიღოთ ნებისმიერი ყუთი, რომელიც არ გჭირდებათ და შეინახოთ ორიგინალებისთვის.
4. გააკეთე შენივე ნახატის მიხედვით. ასე რომ, მაგალითად, იმისათვის, რომ გააკეთოთ ყუთი პირადი დოკუმენტებისთვის (პასპორტები, დაბადების მოწმობები, უფლებები, განათლების დიპლომები), თქვენ უნდა აიღოთ 2 ფურცელი ძლიერი ქაღალდი (მუყაო), ამოჭრათ კვადრატი საჭირო ზომის თითოეულიდან. ერთს დაუმატეთ დამატებით 1,5 სმ (სახაფისთვის). შემდეგ გადაკეცეთ თითოეული ფურცელი შუაზე და სხვადასხვა დიაგონალის გასწვრივ. სულ უნდა იყოს 3 ხაზი. შემდეგი, კუთხეები უნდა იყოს მოხრილი ცენტრში, შემდეგ კი თითოეული მხარე უნდა დაიკეცოს ისე, რომ მისი კიდე გაიაროს ფურცლის შუაში. ბოლო ნაბიჯი არის ქაღალდის ყუთის აწყობა არსებული ხაზების გასწვრივ და გვერდების წებო.

ამავდროულად, ნებისმიერი ასეთი ყუთის გაფორმება შესაძლებელია ინტერიერის ფერთან შესატყვისად ფერადი ქაღალდის, წებოს, მაკრატლის გამოყენებით. შევსებული "სათავსოები" უნდა იყოს დაცული მზის პირდაპირი სხივებისგან, ტენიანობისა და ბავშვებისგან.

დოკუმენტები ადამიანის ცხოვრების თანამგზავრია. თქვენ შეგიძლიათ უზრუნველყოთ მათი უსაფრთხოება არქივში დოკუმენტების შესანახი ყუთების დახმარებით და თუ ფინანსური მდგომარეობა ამის საშუალებას არ იძლევა, მაშინ შეგიძლიათ თავად ააწყოთ ისინი იმპროვიზირებული მასალების გამოყენებით. შემდეგ კი მშვიდი ატმოსფეროა სამსახურში და სახლში.